Nel panorama degli eventi legati al mondo dell’imprenditoria, come fiere e congressi, la competizione è molto elevata. Tutti vogliono spiccare in questa vetrina professionale e per farlo al meglio occorre avvalersi dell’uso di hostess per fiere e congressi in grado di rappresentare in modo corretto.
Che si tratti di lanciare un nuovo prodotto appena creato, stringere relazioni o fissare appuntamenti con altri professionisti del settore, ogni dettaglio potrà fare la differenza per la tua impresa. Per questa ragioni è importante organizzare con cura il lavoro delle tue hostess in fiera, seguendo vari importanti passaggi che non potrai tralasciare.
Cercare le giuste persone per questo lavoro è infatti solo una parte del compito. L’altro lato della medaglia è la gestione e l’organizzazione del compito delle hostess in fiera. Di seguito vediamo quali sono i passaggi più importanti e come un’agenzia di hostess quale Prolution Group possa aiutarti in questo.
Definire i ruoli prima dell’evento: nessun margine di erroreÂ
Uno degli errori più comuni e anche semplici da evitare è quello della confusione dei ruoli negli stand in fiera. Ogni hostess deve conoscere perfettamente cosa dovrà fare, anche con molto anticipo, per permettere loro la giusta preparazione e formazione, se necessaria.
Ogni persona dovrà avere un ruolo e dei compiti definiti: chi dovrà occuparsi dell’accoglienza, chi di consegnare materiale informativo o badge, chi deve fornire assistenza, chi deve occuparsi di informare le persone presenti. Sono tantissimi i compiti da svolgere durante un congresso o una fiera, tutto ovviamente dipende dal ruolo della tua azienda all’interno di questo evento.
Se devi organizzare l’appuntamento, avrai bisogno di tante persone e in ruoli molto differenti, se invece devi presenziare con un tuo stand o punto informativo avrai bisogno di meno persone, ma anche più formate.
Infine, per gli eventi più grandi che devi gestire la tua azienda, ricorda di non dimenticare hostess per fiere che funzionino da coordinatori. Anche la gestione può essere delegata, dunque non averne paura.
Formazione e briefing prima dell’evento: come preparare le tue hostessÂ
La seconda parte fondamentale del lavoro, che un’agenzia come Prolution Group svolge ormai da anni con migliaia di clienti, è la formazione di questo personale. Una volta definiti i ruoli della hostess per fiere, occorre formare, istruire su cosa andranno a presentare alle persone.
Anche in questo caso, a seconda del ruolo della tua azienda nel congresso o nella fiera, l’istruzione e la formazione delle hostess potrà essere un po’ differente. Se ad esempio devi gestire solo il tuo stand in una grande fiera, le hostess dovranno essere accuratamente formate sulla storia e sui prodotti della tua impresa.
Le persone che scegli dovranno essere in grado di comunicare perfettamente i valori della tua azienda ed essere pronte a rispondere ad ogni domanda.
Oltre alle informazioni, è importante anche trasmettere alle hostess vari altri dettagli utili per gestire l’evento. In particolare, una cosa spesso trascurata, erroneamente, è il tono con cui occorre comunicare.
Se ad esempio il pubblico è di professionisti, occorre utilizzare un linguaggio tecnico e professionale, senza però eccedere con il distacco formale. Se invece il pubblico sono giovani o famiglie, bisogna optare per un tono più informale, che cerchi un legame più diretto con le persone presenti in fiera, anche in questo caso senza esagerare.
Logistica delle hostess: pause, materiali e turniÂ
Altro aspetto importante quando si organizza un lavoro di questo tipo è la gestione del tempo, dei turni, delle pause e del materiale in dotazione. Chiaramente ogni hostess deve avere tempo durante il giorno di riposarsi, questo garantirà al tuo personale di essere sempre fresco e in forma per comunicare con i tuoi clienti.
Inoltre, l’immagine della tua azienda beneficerà del personale sempre attivo e professionale.
Oltre a ciò è importante gestire con cura il materiale della tua azienda. Le hostess devono sapere cosa hanno a disposizione per il proprio lavoro, ad esempio volantini, depliant, tablet, schermi di vario genere e altro ancora.
Tutto deve essere ben chiaro e diviso tra il personale, per evitare sovrapposizioni e problemi di incomprensioni.
Come preparare le hostess senza sbagliare?Â
Come per ogni lavoro, anche la scelta e la formazione delle hostess per congressi e fiere non può essere improvvisata. Prolution Group è un’agenzia che svolge questo lavoro da molti anni, con migliaia di clienti soddisfatti in tutta Italia.
L’esperienza maturata direttamente sul campo, tra centinaia di fiere, congressi ed eventi, ci permette di conoscere alla perfezione ogni aspetto di questo lavoro e anche le possibili criticità .
Per non rischiare errori dettati dall’inesperienza che, anche se in buona fede, possono causare gravi danni di immagine alla tua azienda, il nostro consiglio è quello di rivolgersi sempre ad un’agenzia di marketing professionale come Prolution Group.
